9.13.2
Změna kriteriální normy a změny interních dokumentů
organizace
Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.
Kriteriální normy pro systémy managementu (normy, splnění jejichž
požadavků je podmínkou pro certifikaci) podléhají také revizím a následným
aktualizacím. Změny se dotknou i interní dokumentace organizace, která buduje
nebo udržuje systém managementu. Zapracování nových požadavků do interní
dokumentace je obdobné pro všechny kriteriální normy.
NahoruAktualizace
Aktualizace se v poslední době dotkla kriteriálních norem:
-
ČSN OHSAS 18001:2008 Systémy managementu bezpečnosti a ochrany
zdraví při práci - Požadavky,
-
ČSN EN ISO 9001:2009 Systémy managementu kvality -
Požadavky.
Při rozhodovaní, do jaké míry se tato změna promítne do vnitřní
dokumentace organizace, musí být identifikován a pochopen rozsah změn proti
předchozímu znění. Důležité je, zda došlo k rozšíření a zpřesnění požadavků na
způsob řízení (jak tomu je u ČSN OHSAS 18001:2008 ) nebo zda jde o upřesnění
terminologie s cílem zvýšení srozumitelnosti obsahu normy (jak tomu je u ČSN EN
ISO 9001:2009).
Pokud došlo k rozšíření požadavků, je třeba tuto skutečnost vzít v
úvahu nejen proto, že splnění požadavku je podmínkou certifikace, ale především
proto, že toto rozšíření poskytuje návod na zlepšení řízení. Ani v tomto
případě se však nejedná o striktní požadavek ve způsobu aplikace. Vedení
organizace musí rozhodnout, jak je požadavek adekvátní ve vztahu k velikosti a
struktuře organizace, ke stanoveným procesům a realizovaným produktům, jakým
způsobem bude zapracován a jak bude dokumentován.
ČSN OHSAS 18001:2008 obsahuje nový článek 4.5.2 Hodnocení
souladu. Je nezbytné, ale zároveň i velmi prospěšné vytvořit postupy pro
hodnocení souladu činnosti organizace s požadavky právních předpisů (zákonů,
nařízení, vyhlášek) a jiných požadavků (např. povolení, požadavků technických
norem apod.), které se na ni vztahují. Rozdílný bude rozsah takových požadavků
i termíny provádění hodnocení podle velikosti organizace, charakteru její
činnosti i typu požadavků.
Zpracovat dokument obsahující seznam právních předpisů s
dovětkem u každého předpisu, že požadavky jsou plněny, jen proto, aby byl
certifikační auditor spokojen, je zbytečnou prací. Jednak nejsou specifikovány
konkrétní požadavky, jednak jsme tím nedosáhli skutečné shody se stanovenými
požadavky a může nás dokonce čekat v případě kontroly orgánů se sankční
pravomocí i postih, jednak může dojít auditor, který požaduje doložení
skutečného plnění požadavků. Ve všech případech je výsledek negativní, dokument
nemá požadovanou vypovídací schopnost.
Druhý případ - změnu terminologie v kriteriální normě je nutné
posuzovat z hlediska zvyklostí v používání termínů v organizaci. Je zbytečné
přepracovat celou interní dokumentaci z důvodu změny jednoho či více pojmů -
uživatelé dokumentace se budou těžce učit nové výrazy. Je třeba zvažovat, který
pojem je dlouhodobě zažitý, kterému všichni pracovníci rozumějí, u kterého by
byl problém s jeho změnou.
Místo pojmu "zaměstnanec“ je použit pojem "pracovník“. V českém
jazyce je pojem pracovník širší než pojem zaměstnanec. Zahrnuje v procesu
realizace produktu i externí osoby, které ovlivňují shodu produktu s požadavky
a které musí být řízeny, tj. seznámeny s požadavky na produkt i způsobem
řízení, v nezbytné míře proškoleny a průběžně kontrolovány. Je důležité si
uvědomit, že pokud organizace již dříve správným způsobem řídila externí
procesy, tuto povinnost zajišťovala. V současné době je nutné provést kontrolu
popsaných postupů řízení a rozhodnout o rozsahu nutných změn.
V obou případech je nutné novou normu dobře prostudovat a pochopit,
jak jsou požadavky v činnosti organizace naplňovány a jaké změny je třeba
případně provést.
Aktualizované vydání kriteriální normy by mohlo být podnětem pro
provedení hlubší analýzy celého kompletu interní dokumentace organizace. V
nemálo případech tento proces změny skončí pouze u formálních úprav takového
charakteru a rozsahu, aby byly splněny požadavky pro certifikační či dozorový
audit. Management certifikované organizace si mnohdy neuvědomuje, že důraz na
shodu interní dokumentace se zněním kriteriální normy není totéž jako soulad
řízení organizace s požadavky kriteriální normy. Systém managementu a s tím
související interní dokumentace mají především sloužit organizaci k jejímu
správnému řízení.
Pokud nastala situace, kdy budeme zasahovat do současného znění
interních dokumentů, je vhodné nelitovat času a podívat se na stav řízení
včetně používaných dokumentů ostřejším pohledem. Měli bychom si klást
následující otázky:
Popisuje současná dokumentace skutečné činnosti v
organizaci?
NahoruSkutečné činnosti v organizaci
Mnohdy je stav interní dokumentace zakonzervovaný v původním stavu.
Na počátku budování systému managementu byla poradenskou organizací dodána
dokumentace, která v dobré víře popisovala řešení všech oblastí popsaných v
kriteriální normě. Popis však byl všeobecný, nerespektoval specifika konkrétní
organizace, protože pracovníci vedení organizace zavádějící systém managementu
neměli dostatečné znalosti o budovaném systému a poradenská organizace neměla
dostatečně…
