Tvorba spisových a skartačních řádů u soukromoprávních původců

9.4.2

Tvorba spisových a skartačních řádů u soukromoprávních původců

PhDr. Radomír Ševčík

Soukromoprávní původci, jak jsou vyjmenováni v § 3 odst. 2 archivního zákona, nemají ze zákona povinnost vykonávat spisovou službu, a tím také nemají povinnost vydat svůj spisový a skartační řád, popřípadě stávající spisový a skartační řád uvést v soulad s archivním zákonem. Zda si soukromoprávní původci tento řád vydají nebo nevydají, je ponecháno zcela na jejich volbě. Zde je třeba zvážit, zda společnost neuvažuje, nepotřebuje nebo neplánuje certifikaci. V případě certifikace ISO je vydání tohoto nebo obdobného dokumentu v podobě řízeného aktu ze strany společnosti provádějící certifikaci ve většině případů požadováno, a to bez ohledu na skutečnost, zda jde z hlediska archivního zákona o původce veřejnoprávního nebo soukromoprávního, tedy o původce majícího povinnost vykonávat spisovou službu, a tím také povinnost vydat spisový a skartační řád nebo o původce nemajícího povinnost vykonávat spisovou službu, a tím také nemajícího povinnost vydat spisový a skartační řád. Vydání spisového a skartačního řádu se také doporučuje u soukromoprávních původců, kteří chtějí mít ve vlastním zájmu "pořádek v papírech“, tedy dát do pořádku spisovou službu, uchovávání a uložení dokumentů, skartaci a archivaci. Vydat spisový a skartační řád u soukromoprávních původců a dát do pořádku spisovou službu neznamená striktně se držet ustanovení archivního zákona a prováděcí vyhlášky ke spisové službě. Pokud se soukromoprávní původce (akciové společnosti, společnosti s ručením omezeným apod.) rozhodnou vydat spisový a skartační řád, doporučuje se tento před vlastním vydáním konzultovat s příslušným státním archivem, v jehož archivně metodickém dohledu se původce nachází. V případě soukromoprávních původců se tento řídicí akt může nazývat různě - spisový a skartační řád, dokladový řád, směrnice pro oběh a ukládání dokumentů apod. V případě, že se soukromoprávní původce rozhodne vydat svoji spisovou normu, měla by tato obsahovat členění a obsahové zaměření obdobné jako u spisových a skartačních řádů veřejnoprávních původců, avšak může být ve značně omezeném rozsahu:

1. úvodní ustanovení,

2. všeobecná ustanovení,

3. základní pojmy,

4. spisový řád,

5. skartační řád,

6. přílohy.

Úvodní ustanovení

1. Úvodní ustanovení - tato kapitola by měla postihnou obecné stránky ve vztahu k zaměření spisového a skartačního řádu a ve vztahu k definování původce. Měla by tedy obsahovat:

   • definici spisového a skartačního řádu (je to souhrn předpisů pro vedení spisové služby),

   • co je cílem vydaní spisového a skartačního řádu (sjednotit manipulaci s dokumenty přijatými, vzniklými, vyřízenými, odeslanými),

   • identifikaci původce, který spisový a skartační řád vydává (název, sídlo, adresa),

   • rozsah závaznosti spisového a skartačního řádu a plnění povinností z něj plynoucích (závazný pro všechny zaměstnance organizace, pro určitou část zaměstnanců apod.).

    NahoruVšeobecná ustanovení

2. Všeobecná ustanovení - kapitola by se měla věnovat obecným stránkám spisové služby a odkazům na zákony, které původce při výkonu spisové služby využívá. Kapitola by měla obsahovat:

   • definici (vysvětlení) pojmu spisová služba,

   • odkaz na výkon spisové služby. Zde soukromoprávní původce zdůrazní, že výkon spisové služby v oblasti příjmu, třídění, zapisování, oběhu, vyřizování, vyhotovování, podepisování a odesílání dokumentů se řídí provozní potřebou původce. Zde neuvádí, že v uvedených výkonech se řídí zákonem č. 499/2004 Sb., neboť toto uvedení by znamenalo, že původce by měl vykonávat spisovou službu podle archivního zákona a prováděcí vyhlášky,

   • odkaz na oblasti výkonu spisové služby, které provádí podle archivního zákona a prováděcí vyhlášky (např. vyřazování dokumentů, výběr archiválií, ochrana archiválií).

    NahoruZákladní pojmy

3. Základní pojmy - v této kapitole by měl být obsažen soupis a definice (vysvětlení) všech…