Řízení dokumentů a záznamů

9.14.1

Řízení dokumentů a záznamů

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc.

 NahoruForma a obsah dokumentů a záznamů

Vrátíme-li se podrobněji k dříve uvedeným informacím, budeme se věnovat formě a obsahu dokumentů a záznamů pro jednotlivé oblasti řízení. Dokumentace systému managementu kvality (QMS) musí obsahovat dokumentovaná prohlášení o politice kvality a cílech kvality, příručku kvality, dokumentované postupy pro řízení dokumentů a záznamů, pro řízení interních auditů, pro řízení neshodného produktu, pro řízení opatření k nápravě a preventivních opatření a dokumenty, které organizace potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů. Posledně jmenované dokumenty jsou v každé organizaci jiné, jsou to směrnice, pracovní postupy, technologické postupy, potřebné pro zajištění konkrétních realizačních procesů.

 NahoruŘízení dokumentace dalších systémů

Obdobná pravidla platí pro řízení dokumentace dalších systémů managementu. Je požadována environmentální politika, stejně i politika bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, dále cíle rozpracované do programů. Uvedené povinné dokumentované postupy mohou být použity i pro další systémy managementu. U integrovaného systému managementu je vhodné, aby byly postupy pro řízení dokumentů a záznamů, pro řízení interních auditů, pro řízení neshodného produktu, pro řízení opatření k nápravě a preventivních opatření zpracovány i používány pro všechny dílčí systémy managementu.

 NahoruEMS BOZP

U systému environmentálního managementu (EMS) přibývají postupy k identifikaci environmentálních aspektů organizace a určení těch, které mohou mít významný dopad na životní prostředí, u systému managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) to jsou postupy identifikace nebezpečí, hodnocení rizik a řízení rizik. Řízení právních a jiných požadavků je pro EMS a BOZP povinné, ale ani u QMS není nadbytečné, protože plnění těchto požadavků je nezbytné. Právní a jiné předpisy, technické normy jsou externími dokumenty.

 NahoruRozsah systému managementu

Organizace, která buduje a udržuje systém managementu, musí také stanovit a v dokumentaci popsat rozsah systému managementu, tj. musí být určena všechna pracoviště i všechny činnosti, pro které je systém managementu aplikován.

 NahoruPostup pro řízení dokumentů

Dle výše uvedeného přehledu organizace musí v souladu s požadavky kriteriálních norem vytvořit dokumentovaný postup pro řízení dokumentů a záznamů, které jsou zvláštním typem dokumentů, tj. určit způsob vedení, odpovědnosti a termíny pro:

• formu a označování dokumentů - záhlaví, zápatí jednotlivých stran, vzhled titulní strany,

• schvalování vydávaných dokumentů,

• aktualizaci používaných dokumentů,

• změnové řízení dokumentů,

• vyřazení zastaralých dokumentů (včetně řízení skartace, příp. archivace),

• formu vedení dokumentů - tištěná/elektronická verze,

• distribuci dokumentů,

• seznámení všech zainteresovaných zaměstnanců s příslušnými dokumenty,

• řízení všech externích dokumentů.

Postup pro řízení dokumentace bude rozdílný v podrobnostech i rozsahu především z hlediska velikosti organizace, rozsahu činností, způsobilosti zaměstnanců. I forma dokumentace může být rozdílná - od verze, kdy dokumenty a záznamy mohou být pouze v tištěné podobě, přes stav, kdy bude část dokumentů a záznamů v tištěné podobě a část jich bude vedena v elektronické verzi se stanovenými přístupovými právy, až po kompletní elektronickou verzi všech dokumentů a záznamů.

 NahoruZjednodušená interní dokumentace

V současné době, kdy narůstá množství nutných informací, se zvětšuje snaha zjednodušit interní dokumentaci, tj. zmenšit její objem, zmenšit počet nutných výtisků. To vše je v kompetenci vedení organizace. Pro praktické užití jsou přidělovány zaměstnancům jen dokumenty nezbytné pro výkon jejich činnosti.

 NahoruŘízení záznamů

U záznamů je situace poněkud odlišná - záznamy důkazního charakteru musí být pořízeny. Je důležité, aby obsahovaly všechny nezbytné informace, byly označeny datem a podepsány, měly by být pořizovány minimálně ve dvou kopiích (jedna zůstává v organizaci). Pro záznamy jsou tvořeny formuláře integrující co nejvíce údajů, konkrétní příklady budou uvedeny dále.

 NahoruInterní dokumentace

Při zpracování interní dokumentace je vhodné respektovat názvy a sled kapitol kriteriální normy (u integrovaného systému managementu zpravidla normy ČSN EN ISO 9001 s odkazem na čísla kapitol dalších norem), ale je důležité vyhnout se doslovné citaci normy. Nadměrná citace normy navozuje pocit formálnosti popisu činností, pro uživatele není vhodná, protože není podpůrným dokumentem.

Interní dokumentace má popisovat realizované činnosti, má být návodem pro uživatele, má zajišťovat jednotný postup v čase i na pracovištích realizujících stejné činnosti. Při tvorbě interní dokumentace je třeba - jak již bylo uvedeno dříve - vycházet z dokumentů v organizaci používaných a dotvořit je podle požadavků kriteriální normy.

 NahoruVzájemné vazby procesů

Identifikované procesy tvoří základ řízení společnosti, popisy jejich řízení jsou tedy i základem dokumentace systému managementu. S ohledem na velikost organizace a složitost realizovaných činností budou pro řízení procesů vypracovány samostatné dokumenty nebo budou tyto postupy zahrnuty do vrcholového dokumentu - příručky. Vzájemné vazby procesů včetně jejich vlastníků je možné uvést v mapě procesů. Pro podrobnější informace o procesech je možné použít karty procesů, kde budou uvedeny vazby na navazující procesy, vlastníci procesů, členění do subprocesů apod.

 NahoruPopis procesů

Pro popis procesů je třeba volit formu, která je přijatelná především pro vlastníky procesů. Jako řídící dokument je možné použít vývojový diagram s uvedením odkazů na související dokumentaci i nutné záznamy. Jinou možností je deklarace postupných úkolů, které musí realizátor provádět. Je také možné popsat realizaci procesu formou pracovního postupu nebo směrnice s detailními popisy. Ve všech případech je třeba uvádět odkazy na související dokumenty a záznamy. Při aktualizaci dokumentů je třeba důsledně aktualizovat vzájemné odkazy.

 NahoruEnvironmentání aspekty

Pro EMS je základním krokem identifikace environmentálních aspektů činností organizace. Registr environmentálních aspektů je vhodné evidovat ve formě tabulky, kde jsou uvedeny činnosti, jejich aspekty, dopady a kritéria jejich hodnocení. Postup pro hodnocení aspektů a stanovení hodnoty stupně významnosti je možné uvést přímo na daný formulář.

 NahoruRizika činnosti

Pro BOZP je třeba identifikovat rizika činností organizace, klasifikovat jejich významnost. I zde je nutné uvést způsob výpočtu hodnoty významnosti.

 NahoruExterní dokumenty

Právní a jiné předpisy spadají do externích dokumentů. Je třeba stanovit odpovědnost za jejich řízení, termíny aktualizace registrů. Registr právních a jiných předpisů obsahuje pouze seznam takových dokumentů. Je vhodné specifikovat konkrétní požadavky vyplývající z předpisů pro organizaci. Teprve takovým způsobem je možné vyhodnotit, zda organizace plní požadavky jednotlivých předpisů. Prvotní zvýšená pracnost s vyhledáváním konkrétních požadavků zajistní zjednodušené, méně pracné opakované vyhodnocování souladu s požadavky a především zabrání možným postihům za nesplnění právních požadavků. Je třeba provádět průběžnou aktualizaci registru předpisů i specifických požadavků.

 NahoruRegistr právních předpisů

Vedení registru právních a jiných předpisů/registru právních a jiných požadavků může být realizováno v tištěné verzi, ale z hlediska operativní aktualizace je vhodnější verze elektronická (tisknout je možné jedenkrát ročně pro dokladování hodnocení souladu s požadavky).

 NahoruZáznam o hodnocení souladu

Záznamem o hodnocení souladu může být tištěný registr s poznámkami u jednotlivých požadavků. Totéž může být provedeno v elektronické verzi. Jako málo vhodné se ukazují zápisy na konci registru předpisů: "nebyla shledána neshoda“ nebo zápis u každého předpisu: "požadavky zákona jsou plněny“, u jiného: "zákon není aplikován“ nebo rovněž u každého předpisu: "zákon je plněn na 100 %“ či "zákon je plněn na 80 %“. Poslední příklad neuvádí způsob hodnocení ani zdůvodnění nižšího plnění, předchozí jsou formální, protože není uvedeno, který požadavek zákona je plněn. Nejvyšší vypovídací…