Příručka systému environmentálního managementu

21.3.6

Příručka systému environmentálního managementu

Doc. Ing. Alois Fiala, CSc., Ing. Monika Becková a kolektiv autorů

Obsah

1 Stručný popis organizace

1.1 Obecně

1.2 Základní údaje o společnosti

1.3 Vnitřní uspořádání a struktura

1.4 Odpovědnosti a pravomoci

1.4.1 Ředitel

1.4.2 Představitel vedení pro EMS

1.4.3 Vedoucí pracovníci

1.4.4 Zaměstnanci a jiné osoby pracující z pověření a/nebo ve prospěch organizace XYZ

1.4.5 Interní auditoři EMS

2 Normativní odkazy, definice pojmů a použité zkratky

2.1 Normativní odkazy

2.2 Definice pojmů

2.3 Použité zkratky

3 Účel a význam Příručky systému environmentálního managementu

3.1 Účel

3.2 Oblast platnosti Příručky

3.3 Struktura Příručky

4 Požadavky na systém řízení, organizace a zajišťování péče o životní prostředí v podmínkách organizace XYZ

4.1 Všeobecné požadavky na EMS

4.2 Environmentální politika

4.3 Plánování EMS

4.3.1 Environmentální aspekty a environmentální profil organizace XYZ

4.3.2 Požadavky právních předpisů a jiné požadavky

4.3.3 Cíle, cílové hodnoty a programy

4.4 Zavedení a provoz

4.4.1 Zdroje, úlohy, odpovědnost a pravomoc

4.4.2 Odborná způsobilost, výcvik a povědomí

4.4.3 Komunikace

4.4.4 Dokumentace

4.4.5 Řízení dokumentů

4.4.6 Řízení provozu

4.4.7 Havarijní připravenost a reakce

4.5 Kontrola

4.5.1 Monitorování a měření

4.5.2 Hodnocení souladu

4.5.3 Neshoda, opatření k nápravě a preventivní opatření

4.5.4 Řízení záznamů

4.5.5 Interní audit

4.6 Přezkoumání vedením

1. Stručný popis organizace

1.1 Obecně

Naše firma se zabývá..............

Předmětem certifikace dle ISO 14001 je:...............

1.2 Základní údaje o společnosti

Název:

Sídlo:

IČ:

DIČ:

Statut organizace je vymezen zápisem v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v.....

1.3 Vnitřní uspořádání a struktura

Podrobněji viz Organizační řád včetně organizačního schématu. Základní odpovědnosti a pravomoci v oblasti systému environmentálního managementu jsou uvedeny dále.

1.4 Odpovědnosti a pravomoci

1.4.1 Ředitel

• Má celkovou odpovědnost za ochranu životního prostředí v organizaci XYZ.

• Má pravomoc delegovat příslušné odpovědnosti i dílčí pravomoci v oblasti ochrany životního prostředí v organizaci.

• Jmenuje představitele vedení pro systém environmentálního managementu.

• Schvaluje řídicí dokumentaci systému environmentálního managementu.

• Zajišťuje dostatečné zdroje pro plnění cílů v oblasti systému environmentálního managementu.

1.4.2 Představitel vedení pro EMS

• Odpovídá za vytvoření, implementaci, uplatňování a zlepšování systému environmentálního managementu ve shodě s požadavky normy ČSN EN ISO 14001:2005 .

• Podává vrcholovému vedení zprávy o EMS jako podklad pro každoroční přezkoumání EMS vedením.

• Podává vrcholovému vedení návrhy na zlepšování EMS.

• Má odpovědnost za operativní řešení vzniklých i potencionálních problémů v oblasti ochrany životního prostředí.

• Účastní se kontrol a jednání s orgány státní správy v oblasti ochrany životního prostředí.

• V případě havárie spoluodpovídá za její ohlášení a likvidaci.

• Navrhuje a kontroluje stav všech přijatých opatření pro zajištění ochrany ŽP.

• Kontroluje soustavné a důsledné plnění závazných právních předpisů a nařízení v oblasti ochrany životního prostředí, neprodlené odstraňování zjištěných závad.

• Sleduje vývoj a aktuální stav v oblasti požadavků právních a jiných předpisů, zajišťuje jejich plnění v praxi.

• Přezkoumává a aktualizuje řídicí dokumentaci EMS včetně této Příručky EMS.

1.4.3 Vedoucí pracovníci

• Spoluvytvářejí politiku EMS v návaznosti na strategii společnosti.

• Podílejí se na stanovování cílů EMS, celopodnikové cíle transformují do dílčích cílů svých útvarů v souladu s politikou ochrany životního prostředí.

• Odpovídají za přenos informací a dostatečných pokynů v oblasti ochrany životního prostředí na své subdodavatele a jejich zaměstnance.

• Zajišťují školení podřízených pracovníků.

• Podílejí se na přezkoumávání EMS včetně návrhů na jeho další zlepšování.

1.4.4 Zaměstnanci a jiné osoby pracující z pověření a/nebo ve prospěch organizace XYZ

• Odpovídají za plnění jednotlivých požadavků EMS.

• Přispívají v rámci svých pracovních povinností, možností a dovedností k zlepšování ochrany životního prostředí.

• Odpovídají v rámci svých pracovních povinností za plnění právních a ostatních předpisů a dále také pokynů příslušného vedoucího zaměstnance (nejen) v oblasti ochrany životního prostředí.

• Odpovídají za dodržování stanovených pracovních postupů.

• Odpovídají za používání jim přidělených osobních ochranných pracovních pomůcek a prostředků.

• Jsou povinni zúčastňovat se školení v oblasti ochrany životního prostředí, jakož i bezpečnosti a ochrany zdraví při práci zajišťovaných zaměstnavatelem.

• Jsou oprávněni podávat návrhy na zlepšování ochrany životního prostředí na svém pracovišti.

1.4.5 Interní auditoři EMS

• Odpovídají za úplné a řádné provedení interního auditu EMS dle schváleného ročního programu auditů a stanoveného postupu pro provádění auditů EMS v organizaci XYZ.

• V rámci interního auditu EMS identifikují potenciál k dalšímu zlepšování EMS.

Související dokumentace:

• zakladatelské listiny,

• společenská smlouva,

• živnostenská oprávnění, Obchodní rejstřík,

• organizační řád,

• popisy pracovních míst (pracovní náplně) – Pracovní řád.

2. Normativní odkazy, definice pojmů a použité zkratky

2.1 Normativní odkazy

Dále uvedené normy se uplatňují v systému environmentálního managementu společnosti, který je definovaný touto Příručkou EMS. Jejich změny se promítají do řízené dokumentace a jednotlivých procesů společnosti. To platí i pro případné další normativní dokumenty, na které se předmětné normy odvolávají.

V EMS společnosti se zejména uplatňují následující normy:

• ČSN EN ISO 14001:2005 : Systémy environmentálního managementu – Požadavky s návodem pro použití.

• ČSN EN ISO 14004:2010: Environmentální management – Slovník.

• ČSN EN ISO 14031:2000 : Environmentální management – Hodnocení environmentálního profilu – Směrnice.

• ČSN EN ISO 19011:2012 – Směrnice pro auditování systémů managementu.

• Další normy s přímou souvislostí s realizačními procesy – viz Seznam řídicí dokumentace.

2.2 Definice pojmů

Pro účely této Příručky EMS platí definice uvedené v normativních dokumentech dle čl.1 této kapitoly. Dále jsou uvedeny pouze základní definice nutné pro snadnou orientaci v Příručce.

• Environmentální aspekt: prvek činností, výrobků nebo služeb organizace XYZ, který může ovlivňovat životní prostředí (např. odpady).

• Environmentální cíl: celkový environmentální záměr, vycházející z environmentální politiky, který si organizace XYZ stanovila.

• Environmentální profil: měřitelné výsledky systému environmentálního managementu vztažené na řízení environmentálních aspektů samotnou organizací, založené na environmentální politice, cílech a cílových hodnotách.

2.3 Použité zkratky

• BOZP: bezpečnost a ochrana zdraví při práci,

• EA: environmentální aspekty,

• EMS: Environmental Management System – systém environmentálního managementu,

• EMS: systém environmentálního managementu,

• EPE: environmentální profil organizace,

• IA: Interní auditor,

• NCHL: nebezpečné chemické látky (případně směsi),

• NO: nápravné opatření,

• OŘ: organizační řád,

• OŽP: ochrana životního prostředí,

• PO: preventivní opatření,

• PP: pracovní postup,

• PV: představitel vedení pro EMS,

• REA: registr environmentálních aspektů,

• RPP: registr právních (a jiných) požadavků,

• SŘ: směrnice ředitele,

• VEA: významný environmentální aspekt,

• ŽP: životní prostředí.

Související dokumentace:

• Seznam řídicí dokumentace

3. Účel a význam Příručky systému environmentálního managementu

3.1 Účel

Tato Příručka environmentálního managementu (dále v textu též pouze "EMS“) stanovuje základní zásady řízení, organizace a zajišťování péče o životní prostředí v podmínkách organizace XYZ ve shodě s požadavky normy ČSN EN ISO 14001:2005 (idt. ISO 14001:2004), v souladu se závazkem neustálého zlepšování ochrany životního prostředí a celkového environmentálního profilu společnosti tak, aby v průběhu všech činností společnosti XYZ nedocházelo k ohrožování či poškozování životního prostředí, případně aby dopady na životní prostředí byly co nejmenší.

Příručka popisuje rozsah systému environmentálního managementu organizace XYZ včetně jejích jednotlivých prvků EMS a jejich vzájemné součinnosti (včetně případné návaznosti na systém řízení kvality a další oblasti) a odkazuje na navazující dokumenty týkající se hlavních prvků systému environmentálního managementu.

3.2 Oblast platnosti Příručky

Tato Příručka EMS je platná pro všechny provozovny organizace XYZ včetně dočasných pracovišť. Je dále závazná pro všechny její zaměstnance a pro všechny pracovníky (ať už se jedná o externí spolupracovníky či pracovníky dodavatelských firem), kteří pracují ve prospěch a/nebo z pověření organizace XYZ.

3.3 Struktura Příručky

Struktura této Příručky je dále pro snadnou orientaci členěna shodně s články normy ČSN EN ISO 14001:2005 .

Související dokumentace:

• Seznam řídicí dokumentace

• Příručka kvality

4. Požadavky na systém řízení, organizace a zajišťování péče o životní prostředí v podmínkách organizace XYZ

4.1 Všeobecné požadavky na EMS

Řízení oblasti ochrany ŽP vychází ze závazků v politice EMS a je založené na nakládání s významnými environmentálními aspekty a dopady ve vztahu k právním a jiným požadavkům, a to v rámci řízení provozu, připravenosti na havarijní situace, stanovování cílů a cílových hodnot a realizace environmentálních programů. Uvedené oblasti jsou monitorovány nebo měřeny.

4.2 Environmentální politika

Politika EMS stanovuje celkové záměry organizace XYZ v oblasti ochrany ŽP. V politice ŽP se vedení organizace zavazuje k neustálému zlepšování v oblasti péče o životní prostředí a k plnění právních a jiných požadavků souvisejících s činnostmi organizace.

Environmentální politika je prohlášením o záměrech a zásadách, vztahujících se k  celkovému environmentálnímu profilu společnosti, které poskytuje rámec pro její činnost a pro stanovení cílů a cílových hodnot EMS.

Politika je dokumentována samostatně, je vhodným způsobem zveřejněna v prostorách organizace. Aktuálnost a vhodnost politiky je přezkoumávána v rámci přezkoumávání EMS vedením (1x ročně). Dokladem o této činnosti je záznam z přezkoumání vedením, který zpracovává PV. Pokud je politika shledána jako neaktuální, je schválena pro následující rok nová a aktuální, která bude lépe vystihovat záměr organizace.

4.3 Plánování EMS

Plánování OŽP, resp. systému environmentálního managementu, slouží k jeho neustálému zlepšování, naplňování environmentální politiky a zlepšování environmentálního profilu naší organizace. Pro to, aby zlepšování bylo cílené a účelné, je nutné určit významné environmentální aspekty a pro ně stanovit cílové hodnoty (měřitelné, nebo vyhodnotitelné). Tyto cílové hodnoty musejí být v souladu s environmentální politikou organizace a jejími cíli.

4.3.1 Environmentální aspekty a environmentální profil organizace XYZ

4.3.1.1 Environmentální aspekty

Organizace XYZ má vytvořen dokumentovaný postup k identifikaci environmentálních aspektů svých činností a výrobků, udržuje Registr environmentálních aspektů, zvažuje dopady těchto aspektů a identifikované aspekty a dopady aktualizuje.

Identifikace a hodnocení environmentálních aspektů na základě stanovené metodiky a výběr významných EA je jedním ze základních prvků EMS. Zjišťování EA představuje stálý proces, jímž jsou určovány bývalé, současné, ale i potenciální dopady (pozitivní nebo negativní), kterými naše organizace působí na životní prostředí. Tento proces též zahrnuje zjišťování, jakým způsobem naše organizace může podléhat vlivu příslušných předpisů, zákonů, vyhlášek a nařízení, a to současných i budoucích.

Proces identifikace a hodnocení EA lze rozdělit do těchto fází:

• výběr činností, služeb či výrobků,

• identifikace EA,

• dokumentování EA a jejich kvantifikace,

• hodnocení významnosti EA s dopadem na ŽP pomocí kritérií.

Činnosti nebo služby jednotlivých organizačních jednotek musejí být jasně rozděleny tak, aby bylo možno metodikou identifikace EA zjistit všechny EA, jež může vedení společnosti řídit a ovlivňovat a které by mohly mít dopad na ŽP. Při identifikaci EA je kromě běžného provozu hodnocen i mimořádný provoz a potencionální podmínky vzniku havarijních situací, tj. havarijní provoz.

Významné EA jsou podkladem pro stanovení environmentálních cílů a cílových hodnot, a tím i pro zlepšování environmentálního profilu společnosti. Dopad každého významného EA na ŽP musí být monitorován a vyhodnocován.

Způsob identifikace a hodnocení významnosti environmentálních aspektů činností, služeb a výrobků u jednotlivých organizačních jednotek je popsán ve směrnici: "Plánování EMS“.

4.3.1.2 Environmentální profil

Z identifikovaných VEA je dále stanoven tzv. Environmentální profil organizace XYZ, tj. celkové hodnocení vlivu a dopadu společnosti na ŽP.

Ukazatele (indikátory) environmentálního profilu (EPE) musejí být objektivní, ověřitelné a opakovatelné, musejí být dále přiměřené činnostem, výrobkům a službám naší organizace a rovněž musejí být v souladu s naší environmentální politikou.

Při stanovování ukazatelů EPE je třeba držet se následujících zásad:

• ukazatele EPE musejí být praktické,

• ukazatele EPE musejí být nákladově efektivní,

• ukazatele EPE, resp. jejich vyhodnocování, musejí být technologicky proveditelné.

Ukazatele environmentálního profilu v organizaci XYZ minimálně tvoří:

• celkové množství produkovaných odpadů vztažených na jednotku výroby;

• celkové množství produkovaných nebezpečných odpadů na jednotku výroby;

• celkové množství emisí těkavých organických látek vztažených na jednotku výroby;

• celkové množství emisí tuhých znečišťujících látek vztažených na jednotku výroby;

• počet identifikovaných neshod zjištěných při interních a externích auditech;

• spotřeba zemního plynu, elektrické energie, tepla, vody, PHM a technických plynů na jednotku výroby za kalendářní rok;

• celkové množství vyprodukovaných emisí CO₂ a No_x na jednotku výroby za kalendářní rok;

• počet ujetých kilometrů služebních vozidel na jednotku výroby za kalendářní rok;

• počet splněných cílů v oblasti EMS za kalendářní rok;

• výše investice do ochrany životního prostředí za kalendářní rok.

Výsledné hodnoty ukazatelů EPE jsou meziročně porovnávány vždy při přezkoumání EMS vedením a je dlouhodobě sledován vývoj v této oblasti. Podklady pro hodnocení EPE zpracovává a předkládá představitel vedení pro EMS.

4.3.2 Požadavky právních předpisů a jiné požadavky

Základním požadavkem EMS je soulad veškerých činností s právními a jinými požadavky, kterým naše organizace podléhá. Proto jsme si stanovili postup pro zjišťování, dostupnost a udržování všech právních i jiných požadavků, které se přímo dotýkají environmentálních aspektů našich procesů, činností, produktů a služeb. Jsou to např.:

• směrnice, zákony, nařízení vlády, vyhlášky;

• vyhlášky místních úřadů;

• stanoviska, povolení a rozhodnutí orgánů státní správy;

• smlouvy, povolení, rozhodnutí, oprávnění naší společnosti vydané orgány státní správy.

Právní ochrana ŽP je tvořena tzv. složkovými předpisy:

• Životní prostředí – všeobecně,

• Vodní hospodářství,

• Odpadové hospodářství,

• Ochrana ovzduší,

• Ochrana přírody,

• Ochrana půdního fondu a lesní hospodářství,

• Geologie a hornictví,

• Územní plánování a stavební řád,

• Posuzování vlivů na životní prostředí,

• Nakládání s chemickými látkami,

• Prevence závažných havárií,

• Geneticky modifikované organismy,

• Integrovaná prevence znečišťování,

• Energetika,

• Hluk,

• Ochrana klimatu.

Pro sledování aktuálních právních požadavků byl vytvořen "Registr právních a jiných požadavků“, který je tvořen zákony, vyhláškami, nařízeními a dalšími legislativními předpisy. Za aktualizaci odpovídá PV, který má přístup k zákonům, vládním nařízením a vyhláškám prostřednictvím internetu a průběžně, nejméně 1x měsíčně, je kontroluje a případné změny zapracovává do dokumentace EMS. Aktualizuje Registr právních a jiných požadavků vztahujících se na činnosti naší organizace.

4.3.3 Cíle, cílové hodnoty a programy

V souladu s politikou ŽP management stanoví každoročně cíle v oblasti ŽP za účelem zvyšování úrovně péče o životní prostředí. Cíle OŽP se dále rozpracovávají na konkrétní úkoly s termíny plnění, odpovědnostmi a nutnými zdroji.

Cíle a cílové hodnoty vycházejí z identifikovaných významných aspektů a stanovují obsahové a časové plnění zásad politiky v oblasti OŽP. Kromě toho se posuzují technologické a finanční možnosti, provozní podmínky a požadavky zákazníků.

Cíle a cílové hodnoty jsou schvalovány vedením organizace XYZ, které odpovídá za zajištění zdrojů potřebných k jejich dosažení. Cíle a cílové hodnoty jsou v souladu s podnikatelským záměrem na daný rok. Postupy a prostředky pro dosažení stanovených cílů a cílových hodnot jsou zpracovány v programech EMS.

Programy EMS obsahují:

• formulace environmentálních cílů,

• popis opatření, způsobu provedení,

• harmonogram a termíny splnění programu,

• odpovědnosti a pravomoci,

• stanovení zdrojů,

• cílová hodnota.

U každého programu EMS musí být uvedena výchozí hodnota nebo popis výchozího stavu, se kterým je poměřována cílová hodnota. Průběžně se hodnotí plnění stanovených cílů a cílových hodnot. Programy EMS jsou schvalovány vedením, jež odpovídá za zajišťování zdrojů potřebných k jejich obsahovému a časovému plnění.

Management pravidelně provádí přezkoušení a kontrolu plnění úkolů a cílů a případně cíle a úkoly upravuje tak, aby reagovaly na změny a podněty, které se mohou během roku vyskytnout.

Související dokumentace:

• Environmentální politika

• Směrnice "Plánování EMS“

• Registr environmentálních aspektů

• Zpráva pro přezkoumání EMS vedením za rok 201x

• Registr právních a jiných požadavků

• Cíle a programy EMS na rok 201x

4.4 Zavedení a provoz

4.4.1 Zdroje, úlohy, odpovědnost a pravomoc

Nutné zdroje pro uplatňování, udržování a neustálé zlepšování funkčního ESM identifikuje, plánuje a řídí vedení organizace. Odpovědnost za zajištění potřebných zdrojů nese ředitel organizace. Zdroje představují prostředky vyčleněné na systematické zlepšování EMS v souladu s politikou a cíli EMS, které povede ke zlepšování úrovně OŽP ve společnosti.

Mezi zdroje patří:

• lidské zdroje,

• specializované dovednosti,

• infrastruktura,

• technologie,

• finanční zdroje.

Organizace má zpracovány a dokumentovány rozsahy pravomocí, odpovědností a pracovních povinností pro všechny kategorie funkcí, které mají vliv na OŽP. Popisy pracovních funkcí, včetně kvalifikačních kritérií jsou uvedeny v "Pracovním řádu“. Jmenovité obsazení funkcí je uvedeno v pracovních smlouvách. Na…