Příprava k certifikaci

20.2.1

Příprava k certifikaci

Ing. Monika Becková

O procesu přípravy k certifikaci a jejím průběhu, ať už jde o certifikaci systémů, výrobků či personálu, bylo již napsáno dost, ale většinou v rovině obecné. Úvodní část této kapitoly se bude věnovat celkovému pohledu na způsob přípravy k certifikaci a na její provedení, v dalších dílech se potom budeme zamýšlet nad jednotlivými částmi podrobněji, a to spíše ve smyslu příkladů a konkrétních postupů.

Na úvod si nejprve upřesněme, co je vlastně myšleno pojmem certifikace a certifikát.

Certifikát je dnes chápán jako výstupní dokument osvědčující shodu s požadavky příslušné normy (předpisu). Jeho potřeba vyplývá z požadavků právních předpisů, z požadavků organizací na své subdodavatele nebo z potřeby využít marketingové výhody.

Základní rozdělení typů certifikátů může vypadat takto:

• výrobkový (vydává certifikační orgán výrobků nebo autorizovaná/notifikovaná osoba - např. certifikát typu),

• systémový (vydává certifikační orgán systémů managementu - např. QMS, EMS, OHSAS, ISMS a další),

• inspekční (vydává inspekční orgán - např. inspekce zařízení, provozu, inspekční certifikát strojního zařízení),

• personální (vydává certifikační orgán personálu - např. certifikát Auditor jakosti/QA).

Pokud je organizace tím, kdo požaduje a nechává si předložit certifikát jako důkaz svého dodavatele o posouzení shody (výrobku, systému) nebo v případě uchazeče o zaměstnání v oblasti personální certifikace jako důkaz splnění jeho kvalifikace, měla by hledat znaky důvěryhodnosti, které certifikát nese, případně si může ještě dále ověřit pravdivost údajů u toho, kdo jej vydal.

Znaky, které bychom na certifikátu neměli přehlédnout:

• datum vydání,

• registrační číslo včetně identifikace toho, kdo jej udělil (a kde je možno provést případně ověření údajů),

• doba platnosti (pokud je relevantní),

• rozsah (oblast platnosti - někdy doplněno formou přílohy),

• odkaz na akreditaci příslušného certifikačního/inspekčního orgánu (nebo na autorizaci, resp. notifikaci, v případě posuzování shody podle zákona č. 22/97 Sb., v platném znění),

• datum vydání,

• registrační číslo včetně identifikace toho, kdo jej udělil (a kde je možno provést případně ověření údajů),

• doba platnosti (pokud je relevantní),

• rozsah (oblast platnosti - někdy doplněno formou přílohy),

• odkaz na akreditaci příslušného certifikačního/inspekčního orgánu (nebo na autorizaci, resp. notifikaci, v případě posuzování shody podle zákona č. 22/97 Sb., v platném znění),

• pokud je certifikát udělen akreditovaným certifikačním/inspekčním orgánem, pak je součástí takového certifikátu povinně i akreditační značka.

Pokud je organizace naopak držitelem certifikátu, může tento dokument využít pro

1. podání důkazu o splnění určitých předem definovaných požadavků,

2. zvýšení prestiže u zákazníka,

3. marketingové účely,

4. splnění požadavku některých právních předpisů (např. zákona o veřejných zakázkách č. 40/2004 Sb., v platném znění, posuzování shody výrobků podle zákona č. 22/1997 Sb.),

5. splnění požadavků zadavatele zakázky.

Možnosti, jak se připravit k certifikaci, jsou samozřejmě různé. Všechny mají ovšem nezbytnou podmínku, bez které se nedobereme výsledku, jaký očekáváme (nebo bychom očekávali, pokud bychom se dostatečně odborně orientovali v dané problematice), která je jednoznačná: stanovit cíl certifikace, což znamená ujasnit si, co od výsledku očekáváme. V závislosti na tom pak bude zřejmý vhodný postup, jak cíle dosáhnout, a samozřejmě pak z tohoto záměru také budou vyplývat nutné zdroje, které k tomu budeme potřebovat.

Hned v úvodu si také připomeňme, že je nutné nezaměňovat systémový přístup v této oblasti, tj. certifikaci systémů managementu a certifikaci výrobků, i když v některých ohledech jsou postupy obdobné, či dokonce shodné. Mnoho organizací stojících na počátku rozhodování zaměňuje certifikaci výrobků a systémů a nerozlišuje normy kvality od certifikace a norem výrobků (produktů). Omyl na začátku rozhodování pak může vést ke zklamání ve výsledku, neboli chybné rozhodnutí má důsledky pro marketingové využití certifikační značky či odkazu na certifikaci, pokud jde o certifikaci dobrovolnou čili získávanou a poskytovanou za účelem komerčních výhod objednatele (komentář k rozdílu mezi komerční a povinnou certifikací bude následovat v dalších odstavcích).

Obecný postup směřující k certifikaci je následující:

stanovení cíle => příprava => posouzení shody s normou (specifikací) => certifikát.

Toto velmi obecné schéma platí jak v případě certifikace systémů a výrobků, tak v případě personálu. Zásadní rozdíl spočívá v rozsahu a způsobu přípravy. Zatímco u výrobků mnohdy v podstatě žádná speciální příprava není nutná, pokud má výrobce potřebnou dokumentaci a dané požadavky již splňuje, protože podle normy, která má být podkladem k certifikaci, již produkt vyrábí, u systémů managementu je příprava nutná vždy a často bývá dosti zdlouhavá. V případě personálu pak záleží na druhu certifikace a požadovaném doložení předchozí kvalifikace včetně nejrůznějších školení. Jednotlivým tématům se budeme věnovat dále podrobněji. Vlastní postup shodný pro všechny tyto tři oblasti je zjednodušeně znázorněn na následujícím obrázku.

Postup přípravy a certifikace:

Příprava na certifikaci může probíhat různými způsoby, ale platí stejné zásady:

• nemusí vyústit do přehnané byrokracie a papírování,

• platí pravidlo, že již před přípravou k certifikaci pravděpodobně organizace realizuje hodně z toho, co bude vyžadováno, jako jsou např. zaběhlé postupy, stávající dokumentace - to by mělo být zachováno, pokud je to možné,

• také procesy nejsou žádnou novinkou - v organizaci již skutečně existují a mnohdy jsou přesně definované včetně požadovaných dokumentů,

• normy říkají, co se má (musí) udělat, ale ne, jak to udělat - řešení je v rukou samotné organizace!

Vlastní realizace přípravy, tedy zavedení příslušných požadavků do praxe včetně ověření ještě před certifikací formou zpětné vazby o efektivnosti, závisí na složitosti odborné problematiky a také na tom, jaké má organizace k dispozici zdroje:

• personální,

• časové,

• finanční.

Existují zde určité možnosti, resp. způsoby podpory, a to je zejména:

• celá řada nejrůznějších školení,

• samostudium (k dispozici je vždy odborná literatura, obrovské množství informací je zcela zdarma na internetu),

• poradenství (poradenských organizací je nepřeberné množství od jednotlivců přes již poměrně velké organizace),

• finanční podpora státu a EU (existují různé dotace na zavádění a certifikaci, počínaje programem na podporu MSP - TRH, dále ESF a další).

Zásady, které je třeba při přípravě na certifikaci dodržet:

• management musí být v každém případě angažovaný (pokud chybí nedostatek vůle, prostředků, informací, znalostí nebo je zřejmý negativní přístup vedení, pak se tato skutečnost nutně odrazí na výsledku),

• nutná je dostatečná motivace pracovníků (dobře fungující interní komunikace, dostatek informací, budování povědomí o důležitosti, motivační programy), v opačném případě je demotivace důsledek zejména předchozího nezájmu managementu, ale třeba také příliš velké vytíženosti určených pracovníků, kteří vykonávají řadu jiných pracovních úkolů a nemají k dispozici dostatečné časové zdroje nebo znalosti.

 NahoruMetoda "udělej si sám“

Tento způsob přípravy je někdy nutný v případě malých firem, kde nejsou k…