Norma ČSN ISO 45001:2018 - komentář k praktické aplikaci - 7 Podpora

2.2.130.5

Norma ČSN ISO 45001:2018 - komentář k praktické aplikaci – 7 Podpora

Ing. Monika Becková

 Nahoru7 Podpora

Kapitola 7, stejně jako v případě revize ČSN EN ISO 14001:2016, představuje souhrn jednotlivých požadavků různých částí původního standardu OHSAS, týkajících se společného tématu (zdrojů potřebných pro plánování a realizaci veškerých činností v organizaci) do jedné společné kapitoly. Jak už sám název kapitoly 7 normy ISO 45001 napovídá, jedná se o podporu fungování SMBOZP. Jsme-li zvyklí na procesní přístup, můžeme říci, že tato část normy specifikuje podpůrné procesy (podprocesy, činnosti) pro příslušný systém managementu.

Kapitola 7 se skládá z 5 ucelených dílů, v nichž jsou částečně zahrnuty požadavky dřívějších článků obsažených v kapitolách 4.4.1 (Zdroje, úlohy, odpovědnost, povinnost a pravomoc), 4.4.2 (Odborná způsobilost, výcvik a povědomí), 4.4.3.1 (Komunikace), 4.4.4 (Dokumentace), 4.4.5 (Řízení dokumentů) a 4.5.4 (Řízení záznamů).

Jsou tu ale i nové požadavky. A kapitola 7 obsahuje opět i změny některých termínů (např. "dokumentované informace") a formulací.

Kapitola 7 má nyní následující části:

• 7.1 Zdroje

• 7.2 Kompetence

• 7.3 Povědomí

• 7.4 Komunikace

• 7.5 Dokumentované informace

Změny jednotlivých požadavků normy jsou následující:

7.1 Zdroje

Tento článek obsahuje požadavky původně stanovené ve čl. 4.4 OHSAS (Implementace a provoz), konkrétně v odstavci 4.4.1 OHSAS (Zdroje, úlohy, odpovědnost, povinnost a pravomoc).

Původně:

Vrcholové vedení musí prokazovat svou osobní angažovanost a aktivitu prostřednictvím (mj.) zajišťování dostupnosti zdrojů nezbytných pro vytvoření, implementování, udržování a zlepšování SMBOZP.

Nyní:

Organizace musí určit a poskytovat zdroje potřebné pro stanovení, zavádění, udržování a neustálé zlepšování SMBOZP.

Pozn.: Z formulace požadavku je zřejmé zdůraznění potřeby skutečně poskytnout dostatečné zdroje (všimněme si předchozí formulace - vedení musí zajistit dostupnost" zdrojů x nynější "organizace musí určit a poskytovat" potřebné zdroje). Norma ISO 45001 ve svém čl. 7.1 nic bližšího ohledně zdrojů nespecifikuje. V komentáři v informativní příloze ale najdeme příklady. Podle nich mezi zdroje potřebné pro SMBOZP patří:

• budovy, zařízení, technické vybavení;

• informační a komunikační technologie;

• systémy havarijního záchytu.

Dodejme, že mezi zdroje patří i lidé a finance, v příloze A neuvedené.

7.2 Kompetence

Článek 7.2 rovněž není nový, naopak obsahuje některé požadavky původního čl. 4.4.2 OHSAS (Odborná způsobilost, výcvik a povědomí), které jsou nyní zčásti jinak formulované, nicméně původní obsah se nemění. Čl. 4.4.2 se rozdělil do dvou samostatných nových čl. 7.2 (Kompetence) a 7.3 (Povědomí).

Původně:

Organizace musí:

• zajistit, aby osoby řízené organizací, vykonávající úkony, které mohou ovlivnit BOZP, byly způsobilé na základě odpovídajícího vzdělání, výcviku nebo zkušeností, a musí uchovávat s tím spojené záznamy;

• určit potřeby výcviku související s riziky v oblasti BOZP a SMBOZP;

• poskytovat výcvik (přijmout jiná opatření), aby byly tyto potřeby splněny;

• hodnotit efektivnost výcviku a přijatých opatření;

• uchovávat s tím spojené záznamy.

Nyní:

Organizace musí:

• určit potřebné kompetence pracovníků, kteří ovlivňují nebo mohou ovlivňovat výkonnost v oblasti BOZP;

• zajistit, aby tito pracovníci byli kompetentní (včetně schopnosti identifikovat nebezpečí) na základě vhodného vzdělání, výcviku a zkušeností;

• připadá-li to v úvahu, přijímat opatření pro získání/udržení potřebných kompetencí a hodnotit efektivnost přijatých opatření;

• uchovávat odpovídající dokumentované informace jako důkaz o kompetenci.

Poznámka na konci tohoto odstavce v normě dále upřesňuje, že použitelná opatření mohou zahrnovat například poskytování výcviku, mentorování, přeřazení (převedení) na jinou práci, přijetí kompetentních osob na přechodnou dobu atd.

Co je myšleno pojmem "kompetence"?

Definice pojmů:

Kompetence = schopnost využívat znalosti a dovednosti k dosažení zamýšlených výsledků; viz čl. 3.23 ISO 45001.

Je to tedy v podstatě obdoba původní "způsobilosti" na základě odpovídajícího vzdělání, výcviku nebo zkušeností. Tento pojem může mít v praxi ale i další významy, které s tím souvisí, a to:

• -> rozsah působnosti oprávnění svěřených právní normou jednotlivci nebo organizaci (např. oprávnění pro provádění revizí vyhrazených technických zařízení);
• -> příslušnost po odborné nebo věcné stránce;
• -> funkční nebo služební pravomoc (danou např. formálním pověřením nebo jmenováním).

Pracovní kompetence pak může být definována jako úspěšné vykonávání pracovní pozice a role.

V případě ISO 45001 jde zejména o schopnost využívat znalosti a dovednosti k identifikování nebezpečí, řešení rizik a v širším kontextu řešení funkčního SMBOZP.

Dochází zde k posunu požadavků ze stávajícího "osoby .... vykonávající úkony, které mohou ovlivnit BOZP" na "pracovníci, kteří ovlivňují .... výkonnost v oblasti BOZP". Pod pojmem "pracovníci" můžeme spatřovat nejen pouze zaměstnance ve smyslu zákoníku práce, ale i externí spolupracovníky či pracovníky dodavatelů.

Příklad:

 NahoruPříklady pracovníků, kteří ovlivňují nebo mohou ovlivňovat výkonnost v oblasti BOZP

Legenda: HPP – hlavní pracovní poměr, DPP - dohoda o provedení práce, DPČ - dohoda o pracovní činnosti, ŽL – živnostenský list

Pozn.: Z výše uvedeného je vidět, že požadavky v oblasti kompetencí personálu se v podstatě obsahově nezměnily. Další původní část čl. 4.4.2 OHSAS týkající se dostatečného povědomí včetně poučení o potenciálních následcích činností je součástí následujícího (nového) čl. 7.3 (viz komentář dále).

Více je konkretizována oblast nutného povědomí osob, jak je zřejmé z následujícího čl. 7.3.

7.3 Povědomí

Nový článek 7.3 obsahuje částečně požadavky původního čl. 4.4.2 OHSAS (Odborná způsobilost, výcvik a povědomí).

Původně (zkráceně):

Organizace musí vytvořit, implementovat ..... postupy k zajištění toho, aby osoby, které při práci řídí, měly povědomí o:

• skutečných nebo potenciálních důsledcích pracovních činností/jejich chování na BOZP;

• přínosech zlepšené osobní výkonnosti v rámci BOZP;

• jejich úlohách, odpovědnostech a důležitosti za dosažení shody s politikou, postupy ...včetně požadavků na havarijní připravenost;

• potenciálních důsledcích nedodržení stanovených postupů.

Postupy výcviku musí brát v úvahu různé úrovně odpovědnosti, schopnosti, jazykových schopností, gramotnosti, jakož i rizika (pozn.: v čl. 7.3 ISO 45001 není uvedeno, ale vyplývá z příslušného ustanovení zákoníku práce).

Nyní:

Pracovníci musí nabýt povědomí o:

• politice a cílech BOZP;

• svém přínosu k efektivnosti SMBOZP včetně přínosů zlepšené výkonnosti v oblasti BOZP;

• důsledcích a potenciálních následcích nesplnění požadavků SMBOZP,

• incidentech a výsledcích vyšetřování, které se jich týkají (pozn.: NOVÉ, navazuje na čl. 5.4 projednání a spoluúčast, vyplývá též z příslušného ustanovení zákoníku práce);

• určených nebezpečích, rizicích v BOZP a opatřeních, která se jich týkají (pozn.: NOVÉ, navazuje na čl. 5.4 projednání a spoluúčast, vyplývá též z příslušného ustanovení zákoníku práce);

• schopnosti vymanit se z pracovních situacích, které považují za ohrožující včetně opatření na jejich ochranu před nepřiměřenými důsledky (pozn.: NOVÉ, vyplývá též z příslušného ustanovení zákoníku práce).

Požadavek "nabytí povědomí" se týká nejen zaměstnanců, ale i návštěvníků, pracovníků dodavatelů, dočasných pracovníků atd. To je změna oproti předchozí verzi, kdy šlo o osoby, které organizace řídí při práci.

S tím opět souvisí některá ustanovení z. č. 262/2006 Sb., v pl. zn., zákoníku práce, takže nejde o nic převratně nového v podmínkách českých firem, ale požadavky ISO 45001 jsou s nimi nyní více v souladu:

§ 101 odst. (5): "Povinnost zaměstnavatele zajišťovat bezpečnost a ochranu zdraví při práci se vztahuje na všechny fyzické osoby, které se s jeho vědomím zdržují na jeho pracovištích."

- tedy i na "pracovníky" ve smyslu ISO 45001

§ 103 odst. (1): "Zaměstnavatel je povinen:....

g) zabezpečit, aby zaměstnanci jiného zaměstnavatele vykonávající práce na jeho pracovištích obdrželi před jejich zahájením vhodné a přiměřené informace a pokyny k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a o přijatých opatřeních"

- tím by mohli nabýt zaměstnanci jiného zaměstnavatele příslušného povědomí

§ 103 odst. (2): "Zaměstnavatel je povinen zajistit zaměstnancům školení o právních a ostatních předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci".

tím by mohli nabýt zaměstnanci příslušného povědomí

Informace i školení vždy musí být pro zaměstnance (pracovníky) srozumitelná!

Pozn.: Jedná se sice o nový článek, ale jeho obsah byl znám již z OHSAS, který rovněž požadoval, aby příslušný okruh osob znal a chápal smysl politiky a celého SMBOZP organizace. Na tom se nic nemění ani s ISO 45001.

K dalším nástrojům nabytí dostatečného povědomí ohledně účelu a role pracovníků při plnění jejich závazků v oblasti BOZP patří kromě výše zmiňovaného školení i jiné možnosti (např. efektivní komunikace, která je obsahem hned následujícího článku).

7.4 Komunikace

V případě nového článku 7.4 se jedná o upřesnění původních požadavků čl. 4.4.3 OHSAS (Komunikace, spoluúčast a konzultace), resp. jeho části - čl. 4.4.3.1 OHSAS (Komunikace). Tato část požadavků je nyní mnohem podrobnější a obsahuje přesněji specifikované požadavky na interní a externí komunikaci ve třech samostatných odstavcích.

Původně (zkráceně):

Ve vztahu ke svému SMBOZP musí organizace vytvořit, uplatňovat .... postupy pro:

• interní komunikaci mezi různými úrovněmi a funkcemi;

• komunikaci se smluvními partnery a jinými návštěvníky;

• přijímání, dokumentování a odezvu na významné podněty od externích zainteresovaných stran.

Nyní:

7.4.1 Obecně (NOVÉ, PODSTATNĚ rozpracovaný výše uvedený čl. 4.4.3.1) OHSAS):

Organizace musí vytvořit, zavést a udržovat proces pro interní a externí komunikaci týkající se SMBOZP včetně toho:

Organizace dále musí:

• při zvažování potřeb komunikace brát v úvahu aspekty rozmanitosti jako je jazyk, kultura, gramotnost.... (pozn.: tato část byla v podstatě v posledním odstavci čl. 4.4.2 OHSAS z hlediska srozumitelnosti postupů výcviku);

• při vytváření procesů komunikace:

  1. zohlednit názory zainteresovaných stran (NOVĚ formulovaný zobecněný požadavek);
  2. brát v úvahu příslušné požadavky právních předpisů / jiné požadavky (NOVÝ požadavek);
  3. zajistit integritu / spolehlivost informací (NOVÝ požadavek);

• reagovat na relevantní sdělení (ROZŠÍŘENÝ požadavek, dříve se týkal jen významných podnětů od externích zainteresovaných stran);

• uchovávat dokumentované informace jako důkaz o svých sděleních, je-li to vhodné (pozn.: ROZŠÍŘENÝ požadavek, dříve se týkal jen významných podnětů od externích zainteresovaných stran).

Pozn.: Tato obecná část týkající se komunikace je v podstatě nová. Je patrné, že důraz je kladen jednak na upřesnění procesu komunikace (stanovení pravidel "o čem – kdy – s kým – jak - kdo"), jednak na nutnost zohlednění požadavků právních a jiných předpisů a pravdivost sdělovaných informací, které by měly mít dostatečnou vypovídací hodnotu a důvěryhodnost.

Co znamená termín komunikace?

Jedná se o proces, který organizace provádí k poskytování a získávání informací a k vedení dialogu se zainteresovanými stranami v příslušné oblasti. Jinými slovy, je to činnost opakovaná, neustálá, obousměrná, případně více směrná, účastní-li se více zainteresovaných stran. Tento proces se má držet následujících zásad:

• Transparentnost

• Přiměřenost

• Důvěryhodnost

• Schopnost reakce

• Srozumitelnost

Vhodnými nástroji komunikace pak mohou být:

• Internet, intranet, informační systém

• Nástěnky, vývěsky

• Tištěné materiály

• Dopisy

• Rozhlas, televize

• Veřejné akce, setkání

• Osobní komunikace

• Průzkumy

• Dny otevřených dveří v organizaci

• Spolupráce s dodavateli

• Výměna rizik

• Atd.

Vždy je důležité definovat cíl (čeho má být komunikací dosaženo) a cílovou skupinu (jakou zainteresovanou stranu chci oslovit). K tomu jsou důležité další dva upřesňující odstavce tohoto článku – interní a externí komunikace.

7.4.2 Interní komunikace (NOVÉ)

Organizace musí:

• interně sdělovat informace týkající se SMBOZP různým úrovním a funkcím v organizaci, včetně změn SMBOZP, je-li to vhodné;

• zajistit, aby proces komunikace umožňoval pracovníkům přispívat k neustálému zlepšování.

7.4.3 Externí komunikace (NOVÉ)  

Organizace musí externě sdělovat informace týkající se SMBOZP, jak je stanoveno jejím procesem komunikace, a brát v úvahu příslušné požadavky právních předpisů / jiné požadavky.

Pozn.: přečteme-li si předchozí odstavce podrobně, je jasné, že základem je vytvořit, zavést a udržovat proces komunikace, nejlépe formou přesně definovaných postupů, pravidel, odpovědností a pravomocí.

Upřesnění procesu komunikace lze provést např. formou obecných pravidel (postupu) komunikace ve vnitřním předpisu organizace (viz…