2.4
Kompetence a povědomí z hlediska normy ISO 9001
Ing. Pavla Blackmore
NahoruKompetence a povědomí – co to je?
Co je to kompetence a povědomí. A v tomto příspěvku se vrátíme ještě k základům, podle ISO 9001, neboť vše souvisí se vším. Kompetence a povědomí stanovuje pokyny či postupy, které musí dodržovat všichni zaměstnanci, aby byli považováni za kompetentní a znalé požadavků. Jinak vyjádřeno, tento postup zajišťuje, aby všichni zaměstnanci podávali co nejlepší výkony ve svých specifických oblastech.
NahoruCo je to postup Kompetence a povědomí podle normy ISO 9001?
Účelem tohoto postupu je definovat proces vaší organizace pro provádění nezbytných činností a odpovědností k zajištění toho, aby byly definovány kompetence potřebné pro splnění požadavků zákazníka a dalších externích nebo interních požadavků, které se vztahují k podniku, a aby byly přijaty kroky k jejich splnění. Tento postup rovněž definuje odpovědnosti za plánování, podávání zpráv a uchovávání souvisejících záznamů.
NahoruObsah:
Co je to kompetence a povědomí podle normy ISO 9001?
Co je to postup ISO 9001 Kompetence a povědomí?
Posouzení kompetencí zaměstnanců
Je třeba dokumentovat kompetence a povědomí?
Jak nejlépe dokumentovat kompetence a povědomí?
Měření efektivity
Postup pro kompetence a povědomí
Činnosti v rámci postupu
Povinnosti a odpovědnosti
Odpovědnosti v oblasti lidských zdrojů
Odpovědnosti vedoucích oddělení
Odpovědnosti vedoucích pracovníků
Moje osobní zkušenost je, že se nemusíte snažit vše zvládnout sami. Vždy je přínosné využít přístupu nezávislého odborníka, experta a zkušeného poradce, který vás efektivně podpoří s aplikací těchto požadavků.
Pokud jde o kompetence (7.2) a povědomí (7.3) podle normy ISO 9001:2015, je důležité přesně pochopit, co jsou tyto pokyny zač, abyste se vyhnuli zbytečnému porušování zásad. V těchto konkrétních bodech jsou zahrnuty požadavky na to, jak může organizace zůstat v souladu s požadavky certifikace ISO 9001.
NahoruHodnocení kompetencí zaměstnanců
Vaše organizace zavede proces hodnocení stávajících kompetencí zaměstnanců s ohledem na měnící se obchodní potřeby a převládající trendy. Zkontrolujte, zda jsou všichni zaměstnanci, kteří pracují pod kontrolou vaší organizace, kompetentní a zda jsou důkazy o trvalé kompetenci uchovávány jako dokumentované informace v souladu s ustanovením 7.5.
Požadavky na kompetence definujeme pomocí:
- Aktivně identifikujeme požadavky na školení
- Zajišťujeme a provádíme školení – interní/externí a to tak, abychom dosáhli potřebné úrovně kompetencí
- A poté aktivně sledujeme účinnost neboli efektivitu školení – hodnotí jak školený, tak nadřízený, nebo interní zákazník.
Školení nebude zřejmě moc efektivní a přínosné, pokud bude prováděno, jako reakce na koleně bez skutečných cílů, ale mělo by být zaměřeno na to, aby každý zaměstnanec získal dovednosti a znalosti, které potřebuje k tomu, aby byl schopen kvalitně provádět činnosti, kterými je pověřen, nebo je za ně zodpovědný a ve střednědobé perspektivě takto posunul organizaci vpřed a současně stále zajišťoval spokojenost zákazníků.
Zaměstnanci by měli být školeni tak, aby zlepšovali své dovednosti a celkovou výkonnost. Porovnání stávajícího výkonu s výkonem po školení je jednoduchý způsob, jak posoudit účinnost školení.
Zvažte zajištění následujících otázek pro audit:
Jaké školení je poskytováno novým zaměstnancům?
Jak se školení vyhodnocuje?
Jaké kroky jsou podnikány v případě, že je školení považováno za neefektivní?
Jaké typy záznamů o školení jsou vedeny?
Měli bychom dokumentovat kompetence a povědomí?
Dokumentace procesu zvyšování kompetencí, školení a informovanosti není povinná, ale vzhledem k tomu, že kompetence vašich zaměstnanců je zásadní pro dosažení shody výrobků a služeb, měli byste se vždy snažit tento proces definovat a kontrolovat. Zavedení postupu zvyšování způsobilosti, školení a informovanosti by mělo být prioritou všech organizací.
NahoruJak nejlépe dokumentovat způsobilost a informovanost?
Pokud bych měla velmi stručně reagovat na tuto otázku, doporučuji vám vypracovat a zavést postup, který definuje a bude vymezovat následující:
- -
Odpovědnosti za koordinaci školicích aktivit
- -
Jak se určují potřeby školení
- -
Jak se školení provádí
- -
Jak se školení vyhodnocuje
- -
Jaké záznamy se vedou
NahoruMěření účinnosti
Samotné školení nestačí k prokázání způsobilosti; ta musí být prokázána prostřednictvím testů, pozorování, výsledků. Auditoři musí najít objektivní důkazy, aby mohli určit, že požadavky na kompetence byly splněny.
Pokud se zjistí, že lidé nejsou kompetentní, musí organizace přijmout opatření. Přijatá opatření je třeba vyhodnotit z hlediska účinnosti při zvyšování kompetencí na požadovanou úroveň. Příklady opatření mohou zahrnovat nápravné školení, nábor nebo využití externích osob za účelem získání potřebných kompetencí.
Identifikace potřeb vzdělávání zaměstnanců je obvykle prvním krokem při vytváření programu vzdělávání založeného na kompetencích. Při identifikaci potřeb školení je třeba zahrnout kromě stávajících pracovníků také nově přijaté zaměstnance, dočasné pracovníky a externí dodavatele. Vaše organizace musí prokázat, že potřeby školení těchto zaměstnanců byly identifikovány.
Po vypracování seznamu nebo přehledu těchto zaměstnanců by měl zástupce vedení nebo manažer lidských zdrojů stanovit vhodný program školení pro každou osobu na základě typu interakce zaměstnance s každým významným dopadem nebo rizikem.
I když někteří zaměstnanci mohou mít stejnou pracovní náplň, typ nebo úroveň školení se může lišit podle dosavadního vzdělání, výcviku a zkušeností jednotlivých osob.
Pro každého zaměstnance, jehož práce je spojena s jakýmkoli významným dopadem, musí být vytvořen registr obsahující informace o stanovených úrovních vzdělání, odborné přípravy a zkušeností. U každého jednotlivce by pak měl být uveden plánovaný program školení. Školení by měla přinejmenším:
- Seznámit zaměstnance s aspekty a nebezpečími a dopady a riziky spojenými s jejich prací;
- Zahrnout školení vyžadované příslušnými regulačními požadavky a požadavky na systém řízení;
- Zahrnout školení nezbytná k získání/udržení požadovaných licencí, oprávnění nebo jakýchkoliv registrací;
- Zdůraznit odpovědnost za minimalizaci významných dopadů a rizik spojených s jejich prací;
- Identifikovat možné důsledky odchylek od stanovených pracovních postupů;
- Zabývat se přínosy zlepšení osobní výkonnosti.
Možnosti školení mohou být jednoduché: školení na pracovišti, které vedou starší/zkušení členové; formální školení, včetně výuky v učebně; školení poskytované externími konzultanty.
V některých situacích mohou být další alternativou komerčně dostupné školicí kurzy. V závislosti na stávající úrovni dovedností každého zaměstnance mohou být nezbytné další nebo na míru šité školicí aktivity specifické pro individuální potřeby, popis práce, předpisy a cíle.
NahoruPostup pro získání kompetencí a informovanosti
Postup zvyšování kompetencí a povědomí o ISO se skládá z řady činností, které by měly být prováděny vedoucími pracovníky společnosti a v rámci jednotlivých oddělení.
Tyto činnosti pomáhají pracovníkům společnosti zajistit, aby všichni zaměstnanci dodržovali pokyny, které byly stanoveny aktuální verzí norem ISO. V níže uvedeném seznamu naleznete základní činnosti, které musí pravidelně probíhat, aby byly tyto normy dodržovány.
Činnosti související s postupy
1. Sledování nových zaměstnanců
2. Orientace nových zaměstnanců
3. Plánování rozvoje zaměstnanců
4. Pokračování ve vzdělávání
5. Efektivita školení
6. Dokumentace informací o způsobilosti
7. Sledování výkonnosti a informovanosti zaměstnanců
K prvním činnostem v rámci postupu pro získávání kompetencí a informovanosti patří sledování všech nových zaměstnanců, kteří do podniku nastoupí. Kromě pečlivého sledování těchto zaměstnanců bude každý z nich potřebovat orientaci, aby se seznámil s pravidly a předpisy podniku, který je kompetentní podle ISO 9001.
Součástí těchto aktivit je také plánování rozvoje zaměstnanců, který jim pomůže postoupit v činnosti společnosti, a také pokračování jejich vzdělávání. Jinými…
